1. Sino kami

Ang Babel Automata Ltd (ang kumpanyang nasa likod ng Polytxt) ay isang UK-based na serbisyo ng pagsasalin ng dokumento na tinutulungan ng AI. Ang aming nakarehistrong tanggapan ay nasa Edinburgh, Scotland. Para sa anumang katanungan tungkol sa privacy, makipag-ugnayan sa amin.

2. Anong data ang kinokolekta namin

May hawak kaming tatlong kategorya ng data:

• Data ng account — email address, password hash, role, at mga kagustuhan sa account. Kinokolekta lamang kung magrerehistro ka ng account; gumagana ang libreng AI preview nang wala nito.
• Data ng dokumento — ang mga dokumentong ina-upload mo, ang kanilang nakuha na teksto mula sa OCR, ang aming mga AI draft, at anumang mga pagsasaling pinatunayan ng tao.
• Data ng audit — isang append-only na log ng bawat aksyong ginawa sa isang trabaho (upload, language detection, AI invocation, human review, sign-off, download). Ang audit data ay metadata lamang at naglalaman ng walang nilalaman ng dokumento.

3. Bakit namin ito kinokolekta

Hini-hold namin ang data ng account para i-authenticate ka at i-personalise ang iyong karanasan. Hini-hold namin ang data ng dokumento para isalin ang mga dokumentong ina-upload mo. Hini-hold namin ang audit log para ang bawat pagsasalin ay maipagtatanggol at masusubaybayan — isang kinakailangan para sa gawaing sertipikadong pagsasalin.

4. Gaano katagal namin ito itinatago

Ang mga guest upload (nang walang account) ay itinatago nang 30 araw, pagkatapos ay awtomatikong nililinis ng isang nightly retention task. Ang mga dokumentong nai-save sa isang account (na-claim pagkatapos ng sign-up) ay itinatago hangga’t aktibo ang account. Ang audit-event metadata (walang nilalaman ng dokumento) ay itinatago para sa mas mahabang panahon ng pagsunod alinsunod sa aming retention policy, at ito ang ginagamit namin para ipagtanggol ang isang pagsasalin kung may magtanong ang isang awtoridad sa UK.

5. Sino ang nakakakita ng iyong mga dokumento

Ang mga dokumento ay pinoproseso ng:

• Mga Polytxt system na tumatakbo sa UK data centres — OCR, language detection, structural analysis.
• Ang aming AI translation provider — ipinapadala namin ang nakuha na teksto sa AI provider sa pamamagitan ng kanilang secure API. Ang provider ay nagpapatakbo sa ilalim ng isang Data Processing Agreement na nagbabawal sa paggamit ng iyong data para sa pagsasanay ng kanilang mga modelo.
• Mga kuwalipikadong human translator — kapag hiniling mo ang human-certified na upgrade. Bawat translator ay may kontratang nakatali sa NDA at pinoproseso ang mga dokumento sa loob ng aming reviewer portal sa ilalim ng audit.

Hindi namin ibinabahagi ang iyong mga dokumento sa mga advertiser, marketer, AI-training dataset, o anumang ibang third party na hindi nakalista sa itaas.

6. Ang iyong mga karapatan sa ilalim ng UK GDPR

Sa ilalim ng UK General Data Protection Regulation, mayroon kang:

• Karapatan sa pag-access — humiling ng kopya ng data na hawak namin tungkol sa iyo.
• Karapatan sa pagwawasto — hilingin sa amin na itama ang hindi tumpak na data.
• Karapatan sa pagtanggal — hilingin sa amin na burahin ang iyong data (napapailalim sa mga obligasyon sa pag-iingat).
• Karapatan na paghigpitan ang pagproseso — hilingin sa amin na ipahinto ang pagproseso.
• Karapatan sa data portability — humiling ng iyong data sa isang portable na format.
• Karapatan na tumutol — tumutol sa mga partikular na paggamit ng iyong data.
• Karapatan na hindi sumailalim sa automated decision-making — hindi kami gumagawa ng mga legal na desisyon tungkol sa iyo gamit ang AI.
• Karapatan na magsampa ng reklamo — sa UK Information Commissioner’s Office sa ico.org.uk.

Para magamit ang alinman sa mga karapatang ito, mag-email sa amin. Kami ay tutugon sa loob ng 30 araw gaya ng hinihingi ng UK GDPR.

7. Mga cookie at pag-track

Gumagamit lang kami ng mga first-party cookie na mahalaga para sa authentication at pamamahala ng session (hal., ang secure polylingo_guest cookie na nag-uugnay sa iyong guest preview sa iyong browser). Hindi kami gumagamit ng third-party advertising cookies, social-network tracking pixels, o behavioural-analytics scripts.

8. Mga paglilipat ng data sa labas ng UK

Ang nilalaman ng dokumento ay pinoproseso sa loob ng UK. Ang aming AI translation provider ay maaaring iproseso ang na-extract na text sa sarili nitong imprastraktura, na maaaring kasama ang United States o European Union. Ang lahat ng naturang paglilipat ay sakop ng UK’s Standard Contractual Clauses o isang katumbas na mekanismong kinikilala ng UK para sa sapat na antas.

9. Privacy ng mga bata

Ang Polytxt ay hindi nakatuon sa mga batang wala pang 13 at hindi kami sinasadyang nangongolekta ng personal na data mula sa kanila. Kung naniniwala ka na ang isang bata ay nagbigay sa amin ng personal na data, mag-email sa amin at tatanggalin namin ito.

10. Paano makipag-ugnayan sa amin

Para sa anumang katanungan sa privacy, kahilingan para sa pag-eehersisyo ng mga karapatan, o reklamo:

• Email: sa pamamagitan ng contact form
• Maaari rin kayong magsampa ng reklamo sa UK ICO sa ico.org.uk.

11. Mga pagbabago sa patakarang ito

Kung babaguhin namin ang patakarang ito nang may malaking epekto, aabisuhan namin ang mga nakarehistrong may-ari ng account sa pamamagitan ng email 30 araw bago magkabisa ang pagbabago, at magpo-post ng abiso sa dashboard. Ang mga regular na update na hindi materyal (mga paglilinaw, pagwawasto ng typo) ay ginagawa nang walang abiso. Ang huling na-update na petsa sa itaas ng pahinang ito ay palaging tumpak.

12. Mga proteksyong laban sa pang-aabuso para sa paggamit nang hindi nagpapakilala

Ang libreng anonymous preview ay bukas sa sinuman nang walang pagpaparehistro. Upang protektahan ang serbisyo laban sa pang-aabuso at walang-hanggang automated na paggamit, naglalapat kami ng dalawang transparent na hakbang para sa mga anonymous na pagsusumite:

Anti-abuse fingerprint. Kapag nag-upload ka ng isang dokumento nang hindi nagpapakilala, bumubuo kami ng per-visitor identifier mula sa apat na request headers na ipinapadala ng iyong browser sa bawat HTTP request: User-Agent, Accept-Language, Accept-Encoding, at ang iyong IP address. Ginagamit ang identifier na ito para lamang sa pagbilang ng mga pagsusumite kada bisita kada araw (nililimitahan namin ang libreng anonymous na paggamit sa 20 submissions per day) at para matukoy ang pang-aabuso. Hindi namin nire-record kung aling mga dokumento ang iyong na-upload laban sa identifier na ito, kung anong mga wika ang iyong pinili, o anumang iba pang content metadata. Ang legal na batayan para sa pagproseso na ito ay ang UK GDPR Article 6(1)(f) — lehitimong interes sa pagpigil sa pang-aabuso sa serbisyo — at mayroon kang karapatang sa ilalim ng Article 21 na tutulan ang pagproseso na ito sa pamamagitan ng pakikipag-ugnayan sa amin. Ang identifier ay tinatanggal 30 araw pagkatapos ng iyong pinakahuling pagbisita.

Page-count cap para sa anonymous previews. Ang mga anonymous na pagsasalin ay nililimitahan sa unang 10 pahina ng anumang na-upload na dokumento. Kung ang iyong dokumento ay may higit pang mga pahina, ang preview ay magpapakita ng abiso at hihikayat sa iyo na magparehistro upang isalin ang buong dokumento. Ang mga nakarehistrong user ay hindi saklaw ng limitasyong ito.

Hindi kami gumagamit ng anumang aktibong client-side fingerprinting techniques (canvas fingerprinting, audio context probing, WebGL feature detection, font enumeration, WebRTC IP discovery). Ang identifier ay binubuo lamang mula sa mga HTTP headers na ipinapadala ng iyong browser bilang default.

Shared-link tracking. Kapag nag-click ka ng “Share” sa isang translation preview, kami ay bumubuo ng isang pampublikong read-only URL. Kung ipapadala mo ang URL na iyon sa isang kaibigan, sa bawat pagkakataong bubuksan nila (o sinumang may link) ito, binibilang namin ang pagbubukas at ang kaibigan’s anti-abuse fingerprint (parehong apat na signal gaya ng nasa itaas) upang maipakita namin sa iyo kung ilang natatanging tao ang tumingin sa preview. Hindi namin ini-link ang fingerprint ng kaibigan sa anumang account, pangalan, o detalye ng pakikipag-ugnayan; hindi namin sinasabi kung sino mismo ang nagbukas ng link — ang bilang lamang. Kung ang kaibigan ay mag-sign up para sa isang Polytxt account sa loob ng isang oras mula sa pagtingin sa iyong shared preview, iuugnay namin ang sign-up sa share upang ma-report namin ang conversion rate nang internally; hindi namin sinasabi ang pagkakakilanlan ng bagong account. Ang mga shared preview at ang kanilang tracking data ay tinatanggal kasama ang orihinal na translation sa loob ng 30-araw na retention horizon.