1. Wie wij zijn

Babel Automata Ltd (het bedrijf achter Polytxt) is een in het VK gevestigde AI-ondersteunde documentvertalingsdienst. Ons geregistreerde kantoor is in Edinburgh, Schotland. Voor privacyvragen kunt u contact opnemen met ons.

2. Welke gegevens we verzamelen

We houden drie categorieën gegevens bij:

• Accountgegevens — e-mailadres, wachtwoordhash, rol en accountvoorkeuren. Alleen verzameld als u een account registreert; de gratis AI preview werkt zonder een account.
• Documentgegevens — de documenten die u uploadt, de geëxtraheerde tekst van OCR, onze AI concepten en eventuele door mensen gecertificeerde vertalingen.
• Auditgegevens — een append-only logboek van elke actie die op een taak is uitgevoerd (upload, taal detectie, AI-aanroep, menselijke beoordeling, goedkeuring, download). Auditgegevens zijn alleen metadata en bevatten geen documentinhoud.

3. Waarom we het verzamelen

We houden accountgegevens bij om u te authentiseren en uw ervaring te personaliseren. We houden documentgegevens bij om de documenten die u heeft geüpload te vertalen. We houden het auditlogboek bij zodat elke vertaling te verdedigen en traceerbaar is — een vereiste voor gecertificeerd vertaalwerk.

4. Hoe lang we het bewaren

Gastuploads (zonder account) worden 30 dagen bewaard, en worden vervolgens automatisch gewist door een nachtelijke bewaartaken. Documenten die zijn opgeslagen in een account (geclaimd na aanmelding) worden bewaard zolang het account actief is. Audit-eventmetadata (geen documentinhoud) wordt voor een langere complianceperiode bewaard volgens ons bewaarbeleid, en is wat we gebruiken om een vertaling te verdedigen als een Britse autoriteit ernaar vraagt.

5. Wie uw documenten ziet

Documenten worden verwerkt door:

• Polytxt-systemen die draaien in Britse datacentra — OCR, taaldetectie, structurele analyse.
• Onze AI-vertalingsprovider — we sturen de geëxtraheerde tekst naar de AI-provider via hun veilige API. De provider opereert onder een Gegevensverwerkingsovereenkomst die het gebruik van uw gegevens voor het trainen van hun modellen verbiedt.
• Gekwalificeerde menselijke vertalers — alleen als u de upgrade voor menselijke certificering aanvraagt. Elke vertaler is contractueel gebonden aan een NDA en verwerkt documenten binnen ons beoordelingsportaal onder toezicht.

Wij delen uw documenten niet met adverteerders, marketeers, AI-trainingsdatasets of enige derde partij die hierboven niet is vermeld.

6. Uw rechten onder de UK GDPR

Volgens de Britse Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u:

• Recht op toegang — vraag een kopie van de gegevens die wij over u hebben.
• Recht op rectificatie — vraag ons om onjuiste gegevens te corrigeren.
• Recht op wissen — vraag ons om uw gegevens te verwijderen (onder voorbehoud van bewaarplichten).
• Recht op beperking van de verwerking — vraag ons om de verwerking te pauzeren.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid — vraag uw gegevens in een draagbaar formaat.
• Recht om bezwaar te maken — maak bezwaar tegen specifieke toepassingen van uw gegevens.
• Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming — we nemen geen juridische beslissingen over u met AI.
• Recht om een klacht in te dienen — bij het Britse Information Commissioner’s Office op ico.org.uk.

Om een van deze rechten uit te oefenen, e-mail ons. We reageren binnen 30 dagen zoals vereist door de Britse AVG.

7. Cookies en tracking

We gebruiken alleen first-party cookies die essentieel zijn voor authenticatie en sessiebeheer (bijv. de veilige polylingo_guest cookie die uw gastpreview aan uw browser koppelt). We gebruiken geen third-party advertentiecookies, trackingpixels van sociale netwerken, of scripts voor gedragsanalyse.

8. Gegevensoverdracht buiten het VK

Documentinhoud wordt binnen het VK verwerkt. Onze AI vertaalprovider kan de geëxtraheerde tekst verwerken in hun eigen infrastructuur, die de Verenigde Staten of de Europese Unie kan omvatten. Alle dergelijke overdrachten zijn gedekt door de Standaardcontractbepalingen van het VK of een gelijkwaardige adequatiemechanisme dat door het VK wordt erkend.

9. Privacy van kinderen

Polytxt is niet gericht op kinderen onder de 13 jaar en we verzamelen niet opzettelijk persoonlijke gegevens van hen. Als u gelooft dat een kind ons persoonlijke gegevens heeft verstrekt, e-mail ons en we zullen het verwijderen.

10. Hoe u contact met ons kunt opnemen

Voor vragen over privacy, verzoeken om rechten uit te oefenen of klachten:

• E-mail: via het contactformulier
• U kunt ook een klacht indienen bij de UK ICO op ico.org.uk.

11. Wijzigingen in dit beleid

Als we dit beleid wezenlijk wijzigen, zullen we geregistreerde accounthouders 30 dagen voordat de wijziging van kracht wordt per e-mail informeren en een kennisgeving op het dashboard plaatsen. Routine niet-wezenlijke updates (verduidelijkingen, typfouten) worden zonder kennisgeving aangebracht. De laatst bijgewerkt datum bovenaan deze pagina is altijd nauwkeurig.

12. Anti-misbruikbescherming voor anoniem gebruik

De gratis anonieme preview is open voor iedereen zonder registratie. Om de service te beschermen tegen misbruik en onbeperkt geautomatiseerd gebruik, passen we twee transparante maatregelen toe op anonieme inzendingen:

Anti-misbruik vingerafdruk. Wanneer u een document anoniem uploadt, stellen we een per-bezoeker identificator samen uit vier verzoekheaders die uw browser met elke HTTP-aanroep verzendt: User-Agent, Accept-Language, Accept-Encoding en uw IP-adres. Deze identificator wordt uitsluitend gebruikt om inzendingen per bezoeker per dag te tellen (we beperken gratis anoniem gebruik tot 20 inzendingen per dag) en om misbruik te detecteren. We registreren niet welke documenten u tegen deze identificator heeft geüpload, welke talen u heeft gekozen of andere inhoudsmetadata. De wettelijke basis voor deze verwerking is UK GDPR Artikel 6(1)(f) — legitiem belang bij het voorkomen van misbruik van de service — en u heeft het recht onder Artikel 21 om bezwaar te maken tegen deze verwerking door contact met ons op te nemen. De identificator wordt 30 dagen na uw meest recente bezoek gewist.

Pagina-telling limiet voor anonieme previews. Anonieme vertalingen zijn beperkt tot de eerste 10 pagina's van elk geüpload document. Als uw document meer pagina's heeft, toont de preview een kennisgeving en vraagt u zich te registreren om het volledige document te vertalen. Geregistreerde gebruikers zijn niet aan deze limiet onderworpen.

We gebruiken geen actieve client-side vingerafdruktechnieken (canvas vingerafdrukken, audio context probing, WebGL functie-detectie, lettertype-enumeratie, WebRTC IP-ontdekking). De identificator is alleen opgebouwd uit HTTP-headers die uw browser standaard verzendt.

Gedeelde-link tracking. Wanneer u op “Delen” klikt op een vertaalpreview, genereren we een openbaar alleen-lezen URL. Als u die URL naar een vriend stuurt, tellen we elke keer dat zij (of iemand met de link) deze openen, de opening en de anti-misbruik vingerafdruk van de vriend (dezelfde vier signalen als hierboven) zodat we u kunnen laten zien hoeveel verschillende mensen de preview hebben bekeken. We koppelen niet de vingerafdruk van de vriend aan een account, naam of contactgegeven; we vertellen niet wie specifiek de link heeft geopend — alleen het aantal. Als de vriend zich binnen een uur na het bekijken van uw gedeelde preview aanmeldt voor een Polytxt-account, schrijven we de aanmelding toe aan de share zodat we intern een conversieratio kunnen rapporteren; we vertellen niet de identiteit van het nieuwe account. Gedeelde previews en hun trackinggegevens worden samen met de oorspronkelijke vertaling verwijderd na de 30-dagen bewaartermijn.